Hur ställer jag in bevakning på personer av intresse, tex ägare och styrelse?

I Inyett, under ytan 'Personbevakning' har du med administratörsroll möjlighet att ställa in bevakning av personer av intresse, exempelvis ägare och styrelseledamöter. Bevakningen utgår från en lista som du laddar upp som en semikolonseparerad CSV-fil, och under Bevakade personer ser du vilka personer som är bevakade, deras antal bolagsengagemang och när de lades till. Ytan nås via kugghjulet uppe till höger, under rubriken Kontoinställningar.

Varför är personbevakning viktig?

Risk sitter ofta i personer snarare än i bolag. Ett bolag kan vara nystartat och utan historik, men personerna bakom det kan ha en lång rad tidigare engagemang. Genom att bevaka personer i stället för bara organisationsnummer upptäcker ni kopplingar som annars är svåra att se – exempelvis när en person ni har anledning att hålla ögonen på dyker upp i styrelsen för en ny leverantör.

Den vanligaste användningen är att förebygga intressekonflikter och jäv. Om en anställd, förtroendevald eller närstående har engagemang i ett bolag som ni handlar med behöver det vara känt och hanterat, inte upptäckas i efterhand. För offentlig sektor är detta också en fråga om upphandlingsregler och förtroende.

Personbevakning används även i arbetet mot bedrägerier och ekonomisk brottslighet. Personer som förekommer i upprepade konkurser, i bolag som avvecklas snabbt eller i upplägg med falska fakturor tenderar att återkomma i nya konstellationer. Bolagsengagemangen visar hur många bolag varje bevakad person är engagerad i, vilket ger en första indikation på omfattningen.

Listan innehåller känsliga personuppgifter, och det ställer krav på er som personuppgiftsansvariga. Ni behöver ha en rättslig grund för behandlingen, hålla listan uppdaterad och begränsad till de personer som faktiskt är relevanta, och se till att bara behöriga användare har tillgång till inställningen. Tänk också på att en ny uppladdning ersätter den befintliga listan – den läggs inte till.

Innehåll i ytan 'Personbevakning'

Filformat

Beskrivande text i avsnittet. Listan ska vara en semikolonseparerad CSV-fil med tre kolumner: personnummer (12 siffror), förnamn och efternamn.

Välj fil

Knappen "Välj.." och fältet "Välj fil eller släpp här.." används för att hämta filen från din dator eller för att dra och släppa den direkt i rutan.

Information om känsliga uppgifter

Upplysning under filväljaren. Den påminner om att listan innehåller känsliga uppgifter och att en uppladdning av en ny lista ersätter den befintliga.

Ladda upp

Knapp som genomför uppladdningen av den valda filen. Knappen är inaktiv till dess att en fil har valts.

Bevakade personer

Avsnitt som visar de personer som för närvarande är bevakade, med sök- och exportfunktioner samt en lista över personerna.

Sök efter person

Sökfält där du söker fram en enskild person i bevakningslistan, vilket är praktiskt när listan omfattar många personer.

Lägg till person

Knapp för att lägga till en enskild person i bevakningen, som komplement till att ladda upp en hel lista.

Exportera lista

Knapp som laddar ner bevakningslistan som en fil, exempelvis för avstämning eller arkivering. Observera att filen innehåller personuppgifter.

Exportera till Insights

Knapp som för över bevakningslistan till Inyett Insights, där uppgifterna kan användas i analys och uppföljning.

Namn

Kolumn i listan som visar den bevakade personens namn enligt den uppladdade listan.

Personnummer

Kolumn som visar personens personnummer. De sista siffrorna maskeras i vyn för att begränsa exponeringen av personuppgifter.

Lades till

Kolumn som visar vilket datum personen lades till i bevakningen. Används för att se hur aktuell listan är.

Ta bort person

Papperskorgsikonen längst till höger på varje rad tar bort personen från bevakningslistan.