Hur fungerar varning Dubblett (Samma dag) i Inyett Detect?

I produkten Inyett Detect, under ytan 'Dubblett (Samma dag)' har du som användare möjlighet att upptäcka betalningar som redan genomförts tidigare till samma betalmottagare, med samma faktura-/OCR-/KID-nr, samma belopp och valuta, och på samma dag.

Du får en förklaring till varför betalningen flaggats, en jämförelse av de aktuella betalningarnas detaljer, samt möjlighet att hantera varningen direkt i vyn.

Varför är varningen 'Dubblett (Samma dag)' viktig?

Den här varningen fångar den tydligaste formen av dubbelbetalning: två identiska betalningar till samma mottagare, med samma fakturanummer, samma belopp, samma valuta och samma betaldatum. När alla uppgifter stämmer överens finns i praktiken ingen rimlig förklaring till att fakturan skulle betalas två gånger, och betalningen bör därför granskas innan den verkställs.

Att dubbletten uppstår samma dag beror oftast på hur underlaget kommit in i systemet. Samma faktura kan ha registrerats av två personer, ha kommit in via två kanaler, eller ha följt med i en betalfil som körts om efter ett avbrott. Ett systemfel eller en manuell omstart av en integration kan ge samma effekt, där hela eller delar av en fil skickas en gång till.

Konsekvensen är att organisationen betalar dubbelt utan motprestation. Att få tillbaka pengarna kräver att leverantören uppmärksammar och bekräftar felet och gör en återbetalning eller kreditering. Det är en process som tar tid, binder likviditet och i vissa fall aldrig blir helt återställd, till exempel om leverantören har betalningssvårigheter eller om samarbetet upphör.

Eftersom båda betalningarna ligger samma dag är tidsfönstret ofta kort, men det finns. Om betalningarna ännu inte verkställts kan den ena stoppas direkt, och då undviks hela återkravsprocessen. Kontrollera därför alltid om betalningen redan utförts innan du släpper den.

Om ni ofta betalar en viss mottagare med samma typ av fakturanummer, till exempel vid abonnemang eller återkommande avgifter, kan ni justera inställningarna för att undvika att varningen återkommer i onödan.

Innehåll i ytan 'Dubblett (Samma dag)'

Dubblett (Samma dag)

Rubriken visar vilken varning som utlösts. Under rubriken förklaras att en betalning genomförts tidigare till samma betalmottagare, med samma faktura-/OCR-/KID-nr, samma belopp och valuta, och på samma dag.

Läs mer

Länken » Läs mer öppnar en fördjupad beskrivning av kontrollen. Här hittar du mer information om hur varningen fungerar och vad den grundar sig på.

Tips

Tipsrutan, markerad med en lampsymbol, ger vägledning i bedömningen. Den påminner om att en dubbelbetalning kan uppstå av flera olika anledningar och att ni riskerar att förlora pengar om den inte stoppas i tid, eftersom felaktigt utbetalda pengar kan vara svåra och tidskrävande att få tillbaka.

Åtgärder

Under Åtgärder listas de steg du bör genomföra:

Undersök om denna betalning har utförts tidigare och stoppa den om så är fallet.
Om ni ofta betalar denna mottagare med samma typ av fakturanummer kan ni justera era inställningar för att undvika samma varning igen.

Hantera

Knappen Hantera öppnar en meny där du väljer hur varningen ska hanteras vidare. Här tar du ställning till om betalningen ska godkännas eller stoppas efter genomförd kontroll.

För att lära dig hur du anpassar varningen 'Dubblett (Samma dag)' för att säkerställa att varningarna blir träffsäkra och relevanta, klicka här

Läs mer om hur du ändrar en status på en varning genom att klicka här

Tumme upp och tumme ner

Med symbolerna för tumme upp och tumme ner lämnar du återkoppling på om varningen var relevant. Din feedback används för att förbättra träffsäkerheten i Inyett Detects kontroller.

Varningsdetaljer

Tabellen visar de betalningar som misstänks vara dubbletter sida vid sida, med en kolumn per betalning. De uppgifter som ligger till grund för varningen markeras i rött, vilket gör det enkelt att jämföra betalningarna rad för rad.

Betalfil

Visar namnet på den betalfil respektive betalning ingår i. Ett bindestreck innebär att uppgiften saknas, till exempel när betalningen inte kommit in via en betalfil.

Betalfilsdatum

Visar datumet för respektive betalfil. Samma datum på båda betalningarna bekräftar att de hanteras i samma betalningsomgång.

Kontonr.

Visar det kontonummer respektive betalning går till. Identiska kontonummer bekräftar att betalningarna avser samma betalmottagare.

Kontotyp

Visar vilken typ av konto betalningen avser. Värdet unknown innebär att kontotypen inte kunnat fastställas, vilket är ytterligare ett skäl att kontrollera mottagaren manuellt.

Frångiro

Visar det giro betalningen görs från. Uppgiften är användbar om ni betalar från flera giron och behöver se om dubbletten uppstått mellan olika utbetalande konton.

Faktura-/OCR-/KID-nr.

Visar fakturanummer, OCR-nummer eller KID-nummer för respektive betalning. Identiska nummer är den starkaste indikationen på att betalningarna avser samma faktura.

Ver.nr.

Visar verifikationsnumret för respektive betalning. Numret används för att spåra betalningen i ert ekonomisystem och för att hitta underlaget bakom respektive transaktion.

Belopp

Visar beloppet för respektive betalning. I denna varning är beloppen identiska, vilket tillsammans med samma fakturanummer och datum gör dubbletten tydlig.

Valuta

Visar vilken valuta respektive betalning genomförs i, till exempel NOK. Samma valuta är en förutsättning för att betalningarna ska jämföras som dubbletter.

Betaldatum

Visar datumet för respektive betalning. I denna varning är datumen identiska, vilket innebär att båda betalningarna är på väg att verkställas samma dag.