Hur fungerar varning Dubblett (Olika dagar) i Inyett Detect?

I produkten Inyett Detect, under ytan 'Dubblett (Olika dagar)' har du som användare möjlighet att upptäcka att en annan betalning till samma betalmottagare, med samma faktura-/OCR-/KID-nr, samma belopp och valuta, finns registrerad på en annan dag. Kontrollen omfattar både historiska transaktioner och framtida transaktioner inom 60 dagar. Betaldatum avser den dag då betalningen lämnar banken.

Du får en förklaring till varför betalningen flaggats, en jämförelse av de två betalningarnas detaljer, samt möjlighet att hantera varningen direkt i vyn.

Varför är varningen 'Dubblett (Olika dagar)' viktig?

Här är alla avgörande uppgifter identiska: samma mottagare, samma fakturanummer, samma belopp och samma valuta. Det som skiljer betalningarna är att de ligger i olika betalfiler och på olika dagar. Sannolikheten att samma faktura legitimt skulle betalas två gånger med olika datum är mycket låg.

Just tidsförskjutningen gör den här dubbletten svårare att upptäcka manuellt. När betalningarna ligger i samma fil syns de sida vid sida i granskningen, men med veckor emellan har den första betalningen hunnit försvinna ur blickfånget. Fakturan kan ha registrerats en gång till, kommit in via en annan kanal, eller ha hämtats upp igen från ett attestflöde som inte markerats som klart.

Konsekvensen är att organisationen betalar samma skuld dubbelt. Att få tillbaka pengarna kräver att leverantören uppmärksammar och bekräftar felet och gör en återbetalning eller kreditering. Det tar tid, binder likviditet och lyckas inte alltid, särskilt om leverantören har betalningssvårigheter eller om samarbetet upphör.

Eftersom den ena betalningen redan är genomförd är det den nya betalningen som går att stoppa. Om filen ännu inte verkställts undviker ni hela återkravsprocessen genom att agera nu, vilket är betydligt enklare än att reda ut felet i efterhand.

Om ni ofta betalar en viss mottagare med samma typ av fakturanummer, till exempel vid abonnemang eller hyror, kan ni justera inställningarna för att undvika återkommande varningar.

Innehåll i ytan 'Dubblett (Olika dagar)'

Dubblett (Olika dagar)

Rubriken visar vilken varning som utlösts. Under rubriken förklaras att en annan betalning till samma betalmottagare, med samma faktura-/OCR-/KID-nr, samma belopp och valuta, finns registrerad på en annan dag.

Läs mer

Länken » Läs mer öppnar en fördjupad beskrivning av kontrollen. Här hittar du mer information om hur varningen fungerar och vad den grundar sig på.

Tips

Tipsrutan, markerad med en lampsymbol, ger vägledning i bedömningen. Den påminner om att en dubbelbetalning kan uppstå av flera olika anledningar och att ni riskerar att förlora pengar om den inte stoppas i tid, eftersom felaktigt utbetalda pengar kan vara svåra och tidskrävande att få tillbaka.

Åtgärder

Under Åtgärder listas de steg du bör genomföra:

• Undersök om denna betalning har utförts tidigare och stoppa den om så är fallet.

• Om ni ofta betalar denna mottagare med samma typ av fakturanummer kan ni justera era inställningar för att undvika samma varning igen.

Hantera

Knappen Hantera öppnar en meny där du väljer hur varningen ska hanteras vidare. Här tar du ställning till om betalningen ska godkännas eller stoppas efter genomförd kontroll.

För att lära dig hur du anpassar varningen 'Dubblett (Olika dagar)' för att säkerställa att varningarna blir träffsäkra och relevanta, klicka här

Läs mer om hur du kan ändra status på en varning genom att klicka här

Tumme upp och tumme ner

Med symbolerna för tumme upp och tumme ner lämnar du återkoppling på om varningen var relevant. Din feedback används för att förbättra träffsäkerheten i Inyett Detects kontroller.

Varningsdetaljer

Tabellen visar de två betalningarna sida vid sida, med en kolumn per betalning. Uppgifterna i den aktuella betalningen markeras i rött, vilket gör det enkelt att jämföra dem rad för rad mot den tidigare betalningen.

Betalfil

Visar namnet på den betalfil respektive betalning ingår i. Olika filnamn bekräftar att betalningarna kommit in vid skilda tillfällen.

Betalfilsdatum

Visar datumet för respektive betalfil. Skillnaden mellan datumen visar hur lång tid som gått mellan de två betalningarna.

Kontonr.

Visar det kontonummer respektive betalning går till. Identiska kontonummer bekräftar att betalningarna avser samma betalmottagare.

Kontotyp

Visar vilken typ av konto betalningen avser, till exempel pg för plusgiro. Uppgiften bekräftar att betalningarna sker på samma sätt.

Frångiro

Visar det giro betalningen görs från. Uppgiften är användbar om ni betalar från flera giron och behöver se om dubbletten uppstått mellan olika utbetalande konton.

Faktura-/OCR-/KID-nr.

Visar fakturanummer, OCR-nummer eller KID-nummer för respektive betalning. Identiska nummer är den starkaste indikationen på att betalningarna avser samma faktura.

Ver.nr.

Visar verifikationsnumret för respektive betalning. Numret används för att spåra betalningarna i ert ekonomisystem och för att hitta underlaget bakom var och en.

Belopp

Visar beloppet för respektive betalning. I denna varning är beloppen identiska, vilket tillsammans med samma fakturanummer gör dubbletten tydlig.

Valuta

Visar vilken valuta respektive betalning genomförs i, till exempel SEK. Samma valuta är en förutsättning för att betalningarna ska jämföras som dubbletter.

Betaldatum

Visar datumet för respektive betalning. Att datumen skiljer sig åt är det som skiljer denna varning från en dubblett samma dag.