Hur fungerar varning Dubblett (Påminnelse) i Inyett Detect?

I produkten Inyett Detect, under ytan 'Dubblett (Påminnelse)' har du som användare möjlighet att upptäcka betalningar som redan genomförts. Varningen genereras när systemet identifierar att en betalning redan har genomförts till samma betalmottagare med samma faktura-/OCR-nummer och valuta, men där det nya beloppet är 50 till 250 kronor högre än den tidigare betalningen. Jämförelsen görs för betalningar som har skett antingen samma dag eller inom de senaste 60 dagarna.

Du får en förklaring till varför betalningen flaggats, en jämförelse av de aktuella betalningarnas detaljer, samt möjlighet att hantera varningen direkt i vyn.

Varför är varningen 'Dubblett (Påminnelse)' viktig?

En dubbelbetalning innebär att samma faktura betalas mer än en gång. Pengarna lämnar organisationen utan motprestation, och att få tillbaka dem kräver att leverantören uppmärksammar felet, bekräftar det och gör en återbetalning eller en kreditering. Det är en process som kan ta lång tid och som i vissa fall aldrig blir helt återställd, särskilt om leverantören har betalningssvårigheter eller om relationen upphör.

Just den här varningen fångar dubbletter där beloppen skiljer sig något åt, inom 50 till 250 kronor högre. Det mönstret uppstår typiskt när en påminnelse betalas utöver originalfakturan. Påminnelsen bär samma faktura- eller OCR-nummer, men beloppet har ökat med en påminnelseavgift eller dröjsmålsränta. Underlaget ser då ut som två olika fakturor i systemet, trots att det rör sig om samma skuld.

Dubbletter kan också uppstå på andra sätt. Samma faktura kan ha kommit in via flera kanaler, till exempel både som e-faktura och som PDF via mejl. Den kan ha registrerats manuellt av två personer, eller ha följt med i två betalfiler efter en avbruten eller omkörd fil. En leverantör kan dessutom ha skickat samma faktura igen med en mindre justering.

Eftersom betalningarna i det här fallet ofta ligger i samma betalfil och samma dag finns ett tydligt tidsfönster att agera i. Genom att stoppa betalningen innan filen verkställs undviker du helt den administration och den likviditetspåverkan som en återkravsprocess innebär.

Om ni ofta betalar en viss mottagare med samma typ av fakturanummer kan ni justera inställningarna för att undvika återkommande varningar.

Innehåll i ytan 'Dubblett (Påminnelse)'

Dubblett (Påminnelse)

Rubriken visar att varningen Dubblett (Påminnelse) har utlösts. Under rubriken får du en kort förklaring till varför betalningen har flaggats: en tidigare betalning har redan gjorts till samma betalmottagare med samma faktura-/OCR-nummer och valuta, men med ett belopp som skiljer sig med 50 till 250 kronor. Jämförelsen omfattar betalningar som har genomförts antingen samma dag eller vid olika tillfällen.

Läs mer

Länken » Läs mer öppnar en fördjupad beskrivning av kontrollen. Här hittar du mer information om hur varningen fungerar och vad den grundar sig på.

Tips

Tipsrutan, markerad med en lampsymbol, ger vägledning i bedömningen. Den påminner om att en dubbelbetalning kan uppstå av flera olika anledningar och att ni riskerar att förlora pengar om den inte stoppas i tid, eftersom felaktigt utbetalda pengar kan vara svåra och tidskrävande att få tillbaka.

Åtgärder

Under Åtgärder listas de steg du bör genomföra:

• Undersök om denna betalning har utförts tidigare och stoppa den om så är fallet.

• Om ni ofta betalar denna mottagare med samma typ av fakturanummer kan ni justera era inställningar för att undvika samma varning igen.

Hantera

Knappen Hantera öppnar en meny där du väljer hur varningen ska hanteras vidare. Här tar du ställning till om betalningen ska godkännas eller stoppas efter genomförd kontroll.

För att lära dig hur du anpassar varningen 'Dubblett (Påminnelse)' för att säkerställa att varningarna blir träffsäkra och relevanta, klicka här

Läs mer om hur du kan ändra status på en varning genom att klicka här

Tumme upp och tumme ner

Med symbolerna för tumme upp och tumme ner lämnar du återkoppling på om varningen var relevant. Din feedback används för att förbättra träffsäkerheten i Inyett Detects kontroller.

Varningsdetaljer

Tabellen visar de betalningar som misstänks vara dubbletter sida vid sida, med en kolumn per betalning. De uppgifter som skiljer sig åt markeras i rött, vilket gör det enkelt att se vad som är gemensamt och vad som avviker.

Betalfil

Visar namnet på den betalfil respektive betalning ingår i. Samma filnamn på flera betalningar innebär att dubbletten ligger i en och samma fil och kan stoppas innan filen verkställs.

Betalfilsdatum

Visar datumet för respektive betalfil. Uppgiften hjälper dig att se om betalningarna kommit in samtidigt eller vid olika tillfällen.

Kontonr.

Visar det kontonummer respektive betalning går till. Identiska kontonummer bekräftar att betalningarna avser samma betalmottagare.

Kontotyp

Visar vilken typ av konto respektive betalning avser, till exempel bg för bankgiro. Uppgiften bekräftar att betalningarna sker på samma sätt.

Frångiro

Visar det giro betalningen görs från. Uppgiften är användbar om ni betalar från flera giron och behöver se om dubbletten uppstått mellan olika utbetalande konton.

Faktura-/OCR-/KID-nr.

Visar fakturanummer, OCR-nummer eller KID-nummer för respektive betalning. Identiska nummer är den starkaste indikationen på att betalningarna avser samma faktura.

Ver.nr.

Visar verifikationsnumret för respektive betalning. Numret används för att spåra betalningen i ert ekonomisystem och för att skilja de enskilda transaktionerna åt.

Belopp

Visar beloppet för respektive betalning. Ett rödmarkerat belopp avviker från de övriga, vilket i denna varning typiskt beror på en påminnelseavgift eller dröjsmålsränta.

Valuta

Visar vilken valuta respektive betalning genomförs i, till exempel SEK. Samma valuta är en förutsättning för att betalningarna ska jämföras som dubbletter.

Betaldatum

Visar datumet för respektive betalning. Ett rödmarkerat datum avviker från de övriga och visar att betalningarna skett vid olika tillfällen.