Hur fungerar varning Betalningsgräns i Inyett Detect?

I produkten Inyett Detect, under ytan 'Betalningsgräns' har du som användare möjlighet att upptäcka betalningar till en mottagare som inte är angiven som avtalsleverantör, och där betalningarna till mottagaren överskrider ett angivet gränsvärde för en angiven period. Varningen gäller endast betalningar som genomförs i samma valuta. (Eventuella betalningar till samma mottagare i olika valutor räknas separat).

Du får en förklaring till varför betalningen flaggats, uppgifter om gränsvärdet och överskridandet, en graf över betalningarnas utveckling, samt möjlighet att hantera varningen direkt i vyn.

Varför är varningen 'Betalningsgräns' viktig?

Enskilda betalningar till en leverantör utanför avtal ser sällan anmärkningsvärda ut var för sig. Det är summan över tid som spelar roll. Den här kontrollen håller ihop alla betalningar till samma mottagare under en period och jämför totalen mot ett gränsvärde, vilket gör att ett inköpsmönster som vuxit successivt blir synligt innan det blir ett problem.

För offentlig sektor är kopplingen till upphandlingsreglerna central. Enligt LOU får direktupphandling tillämpas om upphandlingens beräknade värde understiger aktuell upphandlingsgräns. När de samlade inköpen från en leverantör passerar den gränsen kan det innebära en otillåten direktupphandling, vilket kan leda till upphandlingsskadeavgift och till att avtalet ogiltigförklaras. Varningen ger tillfälle att agera i tid, till exempel genom att inleda en upphandling i stället för att fortsätta beställa.

Även utanför det regelverket är kontrollen värdefull. Betalningar till leverantörer utanför avtal innebär att ni betalar priser som inte förhandlats, utan de villkor, garantier och kvalitetskrav som avtalade leverantörer omfattas av. En stor inköpsvolym hos en icke avtalad leverantör är ofta ett tecken på att ett faktiskt behov saknar avtal, eller att inköp sker vid sidan av era rutiner.

Ett växande belopp hos en enskild mottagare kan dessutom vara en signal värd att granska i sig, exempelvis vid oklara konsultarvoden eller vid fakturering som saknar tydlig motprestation.

Observera att varningen endast avser betalningar genomförda i samma valuta. Betalningar till samma mottagare i olika valutor räknas var för sig.

Innehåll i ytan 'Betalningsgräns'

Betalningsgräns

Rubriken visar vilken varning som utlösts. Under rubriken förklaras att betalningen går till en mottagare som inte är angiven som avtalsleverantör, och att betalningarna till mottagaren överskrider angivet gränsvärde för angiven period. Där framgår även att endast betalningar i samma valuta räknas samman.

Läs mer

Länken » Läs mer öppnar en fördjupad beskrivning av kontrollen. Här hittar du mer information om hur varningen fungerar och vad den grundar sig på.

Tips

Tipsrutan, markerad med en lampsymbol, ger vägledning i bedömningen. Den lyfter att varningen ger extra koll på leverantörer utanför era avtal och hjälper er att identifiera om ni börjar närma er en upphandlingsgräns eller överskrider satta beloppsgränser för specifika leverantörer över en given period.

Åtgärder

Under Åtgärder listas de steg du bör genomföra. Punkt 1: Gå igenom mottagaren och det totala betalda beloppet för den angivna perioden. Punkt 2: Vidta åtgärder utifrån era interna rutiner för att hantera denna typ av händelse.

Hantera

Knappen Hantera öppnar en meny där du väljer hur varningen ska hanteras vidare. Här tar du ställning till om betalningen ska godkännas eller stoppas efter genomförd kontroll.

För att lära dig hur du anpassar varningen 'Betalningsgräns' för att säkerställa att varningarna blir träffsäkra och relevanta, klicka här

Läs mer om hur du ändrar status på en varning genom att klicka här

Tumme upp och tumme ner

Med symbolerna för tumme upp och tumme ner lämnar du återkoppling på om varningen var relevant. Din feedback används för att förbättra träffsäkerheten i Inyett Detects kontroller.

Varningsdetaljer

Rutan visar mottagarens relation till er tillsammans med det gränsvärde som överskridits och hur stort överskridandet är. De uppgifter som utlöst varningen markeras i rött.

Relation

Visar mottagarens relationsstatus. Ej avtalsleverantör, markerad i rött, innebär att mottagaren inte är registrerad som avtalsleverantör hos er, vilket är en förutsättning för att varningen ska utlösas.

Gränsvärde

Visar vilket belopp som är satt som gräns för perioden, samt vilket regelverk gränsen bygger på, till exempel LOU. Fotnoten förklarar att direktupphandling kan tillämpas om upphandlingens beräknade värde understiger aktuell upphandlingsgräns.

Överskriden med

Visar hur mycket de samlade betalningarna överstiger gränsvärdet, markerat i rött. Uppgiften visar hur stort avsteget är och hur brådskande en åtgärd är.

Antal betalningar

Visar hur många betalningar till mottagaren som ingår i summeringen för perioden. Uppgiften ger en bild av om beloppet byggts upp av många små inköp eller av ett fåtal större.

Senaste genomförda betalningar

Grafen visar hur det ackumulerade beloppet till mottagaren vuxit över tid, med gränsvärdet markerat. Kurvan gör det enkelt att se när gränsen passerades och hur snabbt inköpen ökar.