Hur fungerar varning Ogiltigt OCR i Inyett Detect?

I produkten Inyett Detect, under ytan 'Ogiltigt OCR' har du som användare möjlighet att upptäcka betalningar till ett OCR-nr. som inte är giltigt. Varningen gäller enbart betalningar av typen BG. Du får en förklaring till varför betalningen flaggats, det angivna OCR-numret, vilken kontrollnivå som gäller och ett förklarande meddelande, samt möjlighet att hantera varningen direkt i vyn.

Varför är varningen 'Ogiltigt OCR' viktig?

OCR-numret är den referens som talar om vilken faktura en betalning avser. Leverantörens system matchar den inkommande betalningen mot referensnumret, och stämmer numret inte kan betalningen inte knytas till rätt faktura. Pengarna når då mottagaren, men fakturan förblir obetald i deras bokföring.

Konsekvensen blir onödig administration i båda ändar. Ni riskerar påminnelser, dröjsmålsränta och i värsta fall inkassokrav för en faktura ni redan betalat, medan leverantören får en oidentifierad inbetalning som måste utredas manuellt. Att reda ut vilken betalning som hör till vilken faktura tar ofta betydligt längre tid än att korrigera referensen innan betalningen går iväg.

Det är här kontrollnivån blir avgörande. Vid mjuk kontrollnivå i OCR-avtalet godkänns betalningen av internetbankerna trots att OCR-referensnumret är felaktigt. Felet stoppas alltså inte av banken, vilket gör att just den här varningen kan vara den enda signalen ni får innan betalningen verkställs.

Bakom ett felaktigt OCR-nummer ligger nästan alltid ett handhavandefel: numret har lästs in fel vid skanning av fakturan, matats in manuellt med en felskrivning, eller angetts utan kontrollsiffra. Ibland har referensen hämtats från en tidigare faktura till samma leverantör.

Kontrollera därför att OCR-numret är korrekt mot fakturan innan betalningen släpps, så undviks både utredningsarbete och krav på en faktura som faktiskt är betald.

Innehåll i ytan 'Ogiltigt OCR'

Ogiltigt OCR

Rubriken visar vilken varning som utlösts. Under rubriken förklaras att betalningen genomförs till ett OCR-nr. som inte är giltigt, och att varningen enbart gäller betalningar av typen BG.

Läs mer

Länken » Läs mer öppnar en fördjupad beskrivning av kontrollen. Här hittar du mer information om hur varningen fungerar och vad den grundar sig på.

Åtgärder

Under Åtgärder listas de steg du bör genomföra:

• Kontrollera att OCR-nr. är korrekt.

Hantera

Knappen Hantera öppnar en meny där du väljer hur varningen ska hanteras vidare. Här tar du ställning till om betalningen ska godkännas eller stoppas efter genomförd kontroll.

För att lära dig hur du anpassar varningen 'Ogiltigt OCR' för att säkerställa att varningarna blir träffsäkra och relevanta, klicka här

Läs mer om hur du ändrar status på en varning genom att klicka här

Tumme upp och tumme ner

Med symbolerna för tumme upp och tumme ner lämnar du återkoppling på om varningen var relevant. Din feedback används för att förbättra träffsäkerheten i Inyett Detects kontroller.

Varningsdetaljer

Rutan visar det angivna OCR-numret tillsammans med kontrollnivå och ett förklarande meddelande. De uppgifter som utlöst varningen markeras i rött.

Visar det OCR-nummer som angetts i betalningen, markerat i rött eftersom det inte är giltigt. Jämför numret mot fakturan för att hitta felet.

Kontroll

Visar vilken kontrollnivå som gäller enligt OCR-avtalet, till exempel Mjuk kontroll. Frågetecknet vid värdet öppnar en förklaring av vad nivån innebär för hur betalningen hanteras.

Meddelande

Visar en förklarande text om felet. Vid tex mjuk kontrollnivå framgår att betalningen kommer att godkännas av internetbankerna trots att OCR-referensnumret är felaktigt, eftersom OCR-avtalet innehåller mjuk kontrollnivå.

Mjuk kontroll